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Pianificazione e gestione di eventi digitali

Posted on 26/12/202014/12/2020 by UpPeraxster4

L’anno in corso ci ha fatto apprezzare in streaming eventi come le lauree, ci ha avvicinato alla comodità delle lezioni dal divano di casa in collegamento dal proprio laptop e ci ha dato la possibilità di partecipare ad eventi pubblici, come conferenze trasmesse in diretta.
All’interno di questo articolo verranno presentati alcuni eventi digitali, specificandone il budget e i modi di pubblicizzarli al fine di appetibili e interessanti anche in fomato virtuale, cioè senza una presenza fisica

Tipi di eventi virtuali

Per “Eventi virtuali” si intende quella categoria di eventi che comprende le conferenze in digitale, gli eventi streaming o on-demand e i contenuti di tipo educativo. Questi eventi vengono creati appositamente per il digitale oppure possono derivare dalla trasformazione di eventi reali in eventi on-line. Qui ci cono alcune interessanti riflessioni su come trasformare un congresso in un evento digitale.

Conferenze virtuali

Le conferenze virtuali si inseriscono in una tipologia di eventi atti a fornire nuovi contenuti, creare nuovi contatti e promuovere nuovi prodotti aziendali, i sistemi e i servizi oltre che macchinari.
Grazie a questo tipo di evento le aziende possono rilasciare ai partecipanti nuovi contenuti e nuove informazioni. È un ottimo strumento anche per consentire aggiornamenti e approfondimenti.
Nel contesto industriale, consentono di diffondere, condividere e promuovere i prodotti e i servizi aziendali oltre che di divulgare informazioni sulla azienda in generale, come avveniva in occasione delle fiere.

Eventi live-streaming e Eventi pre registrati

Questo tipo di eventi viene trasmesso in diretta streaming o con video precedentemente registrati e visibili contestualmente al momento dell’evento o ancora resi disponibili liberamente attraverso piattaforme gratuite o a pagamento che in alcuni casi richiedo una registrazione. L’esempio classico sono le opzioni che YouTube offre, tra dirette e Premiere
Per quanto riguarda i contenuti per cui è richiesto un pagamento, sono spesso di carattere sportivo, musicale o artistico; a differenza dei video che vengono lasciati a libera disposizione dell’utente che sono in maggioranza video commerciali, tecnici o informativi.

Una volta deciso di organizzare un evento o-line è fondamentale stabile alcuni punti:

  • locatione dell’evento reale,
  • tempi e modi di partecipazione,
  • su quale piattaforma appoggiarsi per la divulgazione,
  • interattività tra i presenti.

Eventi virtuali in diretta streaming

Nella progettazione di un evento in diretta streaming è necessario determinare tempi e modalità di interazione tre i fruitori, proprio come avviene dal vivo.
Questo tipo di evento racchiude particolari difficoltà tecniche e rischi legati alla trasmissione; per questi motivi sarebbe sempre meglio avere a disposizione video di back-up alternativo da proporre nel caso di un malaugurato intoppo tecnico.

Eventi virtuali pre-registrati

Per la quantità di risorse richieste in relazione al target a cui è rivolto, un evento potrebbe risultare eccessivamente dispendioso; in questo caso sono interessanti gli eventi ibridi che comprendano parti di video in diretta e in parte pre-registrati. L’utilizzo di video registrati preventivamente consente, nel post evento, un accesso libero ad una grande platea di utenti senza alcun limite di orario.

Requisiti audiovisivi per eventi virtuali

La progettazione degli eventi digitali  necessita il rispetto di alcuni requisiti da base dal punto di vista audio e video. La consuetudine di coinvolgere relatori dal proprio domicilio in remoto aumenta i rischi di intoppo tecnico.
Per contenere le difficoltà non sempre è sufficiente effettuare controlli preventivi sulla connessione, sul microfono, sulla webcam e impostare una illuminazione a 3 punti.

Best practice per eventi digitali

Creando un evento digitale devono necessariamente essere fatte delle considerazioni che partono dal tempo dedicato alla partecipazione all’evento e che spesso è tolto dal tempo liberi o d’affari. Per motivare il partecipante a fare questa scelta è indispensabile che percepisca i vantaggi della partecipazione all’evento. Per fare questo si devono fornire tutte le informazioni in modo chiaro: modalità di fruizione, cioè se in diretta o on-demand, tempistiche di fruizione, possibilità di fare domande e di interagire con altri partecipanti e possibilità di ricevere materiale informativo supplementare.
L’interazione tra i partecipanti è un fattore discriminante che potrebbe determinare la adesione o meno all’evento da parte di molti utenti. Le interazioni possono avvenire grazie a sondaggi somministrati in diversi momenti, durante o dopo lo svolgimento dell’evento; possono essere previsti momenti in cui rispondere alle domande presentate nella chat o momenti di confronto tra i partecipanti.

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